إدارة الذات والوقت ...2

مضيعات الوقت

1- الافتقار للتخطيط

2- الافتقار للتفويض

3- الزوار بدون موعد

4- المكالمات الهاتفية

5- الفوضى

6- التأجيل

7- الاجتماعات الغير فعاله

8- الانتظار

9- عدم القدرة على الرفض << اي الانسان الطيب الذي يوافق على فعل كل ما يطلب منه و ان
كان مشغول

10 - الملل


11- الطوارئ و المشاكل << هناك اناس حياتهم ليست بيدهم بسبب وجود مرضى لديهم
او مشاكل عائلية كثيرة.

12- فوضى الاوراق و الملفات


13 الرغبة الزائدة في المثالية << يعني مثلا لو كان مكتبك متغير شكله و مكانه تقوم باعادة
ترتيبه لمدة ساعة لتتمكن من العمل مرة اخرى!!!!


14- الروتين و التعقيدات الادارية

15- الثرثرة و الجدال

16- التلفاز

17- المقطعات المستمرة

18- سكرتير غير كفء

19- ازدحام المرور او المواقف.

20- ضعف الارادة للوقت.

طبعاً منها ما يهمنا منها ما لم نمر به بعد




بعض الحلول:

للزوار بدون موعد مثلاً:
- خيره ما بين وقت قصير الان و وقت طويل لاحقا.


للفوضى
سنتعلم معا كيف نرتب مكان العمل ( مكتبك سواء في المنزل او مقرك بالعمل)

أ- اترك فراغات كافية بين محتويات الحجرة تسمح بحرية الحركة...لا تضع كتبا
او اوراق في الارض.

ب- لا تضع على مكتبك الاما تقوم به الآن او ما ستحتاجه خلال اليوم.. بقية الاشياء لابد ان

يكون لها مكانها المخصص في الادراج او المكتبة او الحقيبة او سلة المهملات..دائما اترك على

مكتبك مساحة كبيرة لاستخدامك الشخصي .. افحص دائما الاشياء على مكتبك و اعدها الى

مكانها الصحيح.

ج- ضع اضاءة جيده فوق مكتبك

د- تأكد من ترتيب الكتب بشكل جيد في مكتبتك..وقسم الالكتب حسب موضوعاتها وحسب

اهميتها.

هـ - رتب ادواتك المكتبية ..اشتر طقم خاص للمكتب يحفظها ثابته و لا تجعل شيء يتحرك على

مكتبك الا الادوات التي تستخدمها الان.

و- رتب خزانتك جيدا:

- احتفظ بنظام جيد للملفات لحفظ المعلومات.

- اصنع ملف واحد لكل مهمة و ضع به كل ما له علاقة بهذه المهمة و رتبها حسب الاهمية.

- لا تنسَ ان تمتلك ملفا للاشياء الهامة و العاجلة (ضعه دائما امام عينيك)

- اصنع ملفا للاشياء البسيطة ذات الاولوية (جـ) التي يمكن ان تنجزها في اي وقت و ضعها
دائما في حقيبتك اينما تذهب.

- اذا ازداد عدد الملفات يجب اعداد فهرس لها.

ز- سلة المهملات هامة جدا....تخلص فووووورا من اي شيء ليس له اهمية و لن تحتاجه بعد ذلك



التأجيل:

وهذا مشكلتنا كأفراد و شعب... واذا كان عندك مرض التأجيل فالارادة و

التصميم على اداء الاعمال هو العلاج ..وتذكر انك كل ما اجلت كل ما حملت نفسك فوق

طاقتها.... يقول الشيخ عائض القرني

" عذاب الهمة عذب و وتعب الانجاز راحه"

الانتظار:

سواء في عيادات المستشفيات او امام ازدحام المرور وغيرها ، لذلك كن جاهزا دائما بكتاب

تقرأه تستفيد منه او اوراق تحتاج اطلاع و مراجعه.


عدم القدرة على الرفض:

هذه الميزه دائما يتحلى بها الشخص الطيب و احيانا الضعيف..الذي لا يمكنه رفض اي عمل

يطلب منه وهذا يضاعف الاعمال عليه و يضيع الكثير من وقته ..فيصبح وقته ملك الناس!!

والحل هو ان تتذكر ان لك وقت خاص و مسؤول عنه يوم القيامة ..ودائما

تروى قبل ان تقبل اي عمل و تذكر ان رفضك لاي عمل انت لست مطالب به لن تعاقب عليه.


الملل:

الحل هو داخل نفسك... اي ارادتك.. متى ما ايقظتها انجزت كل اعمالك..بل واحسست

بسعادتة عارمه... تذكر ان الملل من الشيطان فستعذ بالله و انهض دائما لأعمالك.


- الطوارئ و المشكلات:

يجب التعامل مع المشاكل و الطوارئ بشكل صحيح .تعلم من المواقف التي تمر بها.


مثلا مشكلة ضياع مفتاح المنزل.. فيجب ان نعمل اكثر من نسخه و يخصص لكل فرد مفتاح .

دائما ضع في الحسبان تعطل السيارة ..جهز سيارتك بادوات الاصلاح - الزيت - ماء

الحوادث : جهز منزلك و سيارتك بادوات الاسعاف - طفاية حريق - دائما ضع ثلج خاص للحوادث

احمل معك دائما مفكرة ارقام الاسعافات و حدد مكانك بدقه






12- فوضى الاوراق و الملفات:

لحل هذه المشكلة سنتعلم معا مبدأ ABCD

قسم اي ورقة تمر عليك إلى أحد الأقسام التالية:

A- إجراء فوري:

هذا النوع من الاوراق لا يحتاج الى دراسة او حفظ بل يحتاج منك قرارا فورياً. لا تضيع الوقت و لا

تحتفظ بالاوراق بل اتخذ القرار فورا و حولها الى الشخص المعني.

B- دراسة ثم إجراء:

هذا النوع يجب اتخاذ اجراء بشأنه و لكن بعد الدراسة او الاستشارة او جمع المعلومات، احتفظ

بهذا النوع من الاوراق في درج خاص و أضفها الى جدول اعمالك.

C- أوراق للحفظ:

احتفظ بهذه الاوراق في ارشيفك و رتبها، و عادة ما تكون هذه الاوراق لها أهمية قانونية او ذكرى

مهمة او مراجع قد تحتاج للرجوع اليها خلال اقل من 3 سنوات.

D- اوراق الى سلة المهملات:

كل الاوراق التي لا تنطبق عليها التقسيمات اعلاه يجب رميها في سلة المهملات دون تردد،

و الا ستجمع لديك اوراق كثيرة لا تحتاجها.




الرغبة الزائدة في المثالية:

هذا أمر سلوكي و يحتاج معالجة نفسية ..يجب ان تعالج نفسك اذا كنت ممن يحبون المثالية

الزائدة في كل شيء لان ذلك ليس في صالحك صحيا ولا مهنيا..





15- الثرثرة و الجدال:

من مبادئ الاسلام ان الانسان لا يدخل في الثرثرة و الجدل!

واذا رأيت الشخص الذي امامك بدأ يطول في الكلام و يجادل في هذه الحالة اترك النقاش.

هناك علامات تبين لك متى يتحول النقاش الى جدل:

1- ارتفاع الاصوات ( اذا بدأت الناس تصرخ معناه انهم بدأوا بالخصام و ليس النقاش)

2- تكرار نفس الكلام
فيجب التوقف لان الجدل نتائجه سيئة جدا و سيتحول في النهاية الى مشكلة و سوء علاقة

وايضا تضييع وقت>>> الرجاء الانتباه لهذه النقطه


3- انكار البديهيات.


فاذا بدت له احد هذه العلامات اترك النقاش وان كنت على حق

و خذ بوصية الرسول صلى الله عليه وسلم:

(("أنا زعيم بيت في ربض الجنة لمن ترك المراء وإن كان محقا ....."

كثير من الناس يعز عليهم الظهور بشكل المنهزم وعدم التنازل..والاصرار على الرأي.








التلفاز:

قد يشكل التلفاز مشكلة للبعض حيث يهدرون امامه الكثير من الوقت ..

فاذا كنت فاعل ولا بد من الجلوس امام التلفاز ابحث عن ماهو مفيد ..

وتذكر ان هناك الكثير و المفيد بعيدا عن شاشة التلفاز المحدوده..





ضعف الارادة لادارة الوقت:

الارادة موجوده في كل شخص..

ولا يوجد هناك انسان تنقصه الارادة و لا القدرة للقيام بعمل ما..






موفرات الوقت:


اذا كانت متوفرة لديك فهذا جيد ،واذا لم تكن متوفره لديك فهي تحتاج منك الى تنمية:


1- التخطيط السابق لاي عمل.
2- تحديد مواعيد نهائية للاعمال (dead line).
3- الروح الايجابية للتعامل مع العوائق.
4- التفويض الفعال.
5- ان اقول "لا" للعمل الخارج عن خطتي و اهدافي.
6- العلاقات الجيدة مع الرؤساء والمرؤوسين واصحاب الخدمات الفنية و الاجتماعية.
7- مكتب منظم.
8- ارشيف منظم.
9- القراءة السريعة.
10- البداية المنظمة للعمل في الموعد المحدد للبداية.
11- استعمال الكومبيوتر.
12- استعمال جداول الوقت.





منقول من موقع ولكنها نفس المحاضرات التي كنت أستمع إليها إي هي تتمة للموضوع السابق عن تنظيم الوقت
جزاكم الله خيراً ...أرجو لكم عظيم الفائدة






















[center]

ملاحظة لا علاقة لها بالموضوع
الموقع مقصود به موقع الويب صحيح؟؟؟

وأنا سجلته....."دمشق"

شكرا لك يا جمان

نحن حقا بحاجة إلى هذه المعلومات

و أشكرك جدا على إيراد الحلول

وفقك الله و حماك