إدارة الوقت والأولويات

إن التنظيم الايجابي يقوم على مرتكزين أساسيين هما : التخطيط وترتيب الأولويات .
وقد وضع ( ادوين بلس ) في كتابه ( GET THINGS DONE) أبجدية ترتيب الأولويات ، وكلمة أبجدية هنا مشتقة من ( أ. ب. ج. د ) فهو يرتب الأولويات كما يلي :

الأولوية ( أ ):
خاصة بالأعمال الهامة والعاجلة ، وهي الأعمال التي ننجزها من خلال إدارة الأزمات ويركز معظم المديرين على هذا الأسلوب لأنه لا يحتاج إلى تخطيط ، أو لأنهم مجبرون على ذلك .

الأولوية ( ب ) :
خاصة بالأعمال الهامة وغير العاجلة ، وهي الأعمال التي ننجزها والرؤية التي نصوغها من خلال التخطيط الاستراتيجي وإدارة المستقبل ، ويتجاهل معظم المديرين هذه الأولوية لأن نتائجها بعيدة المدى ، ولأتهم يعتقدون أنه لا داعي للتخطيط مادام العمل يسير بشكل مقبول ، ولأنهم لم يجربوا العمل وفق هذه الأولوية ولم يجربوا منافعها من قبل .

الأولوية ( ج) :
تتعلق بالأعمال العاجلة وغير الهامة ، وهي الأعمال التي ننجزها لإرضاء الآخرين ، أو لعدم إدراكنا لضآلة قيمتها ، أو لأننا غير مدربين على إدارة الذات واستثمار الوقت كمورد استراتيجي ومجال للمنافسة .

والإدارة الفعالة للذات تتطلب :
استثمار معظم الوقت في إدارة الأولوية (ب) ، وجزء كبير من الوقت في إدارة الأولوية ( أ) وأقل جزء من الوقت للتعامل مع الأولوية (ج) .
في المجتمعات الأقل تقدماً توجد أيضاً الأولوية (د) ، وهي تتعلق بالأعمال غير الهامة وغير العاجلة .
وهذه الأنشطة لا تدخل في صميم العمل ، لأنها نتاج الوقت المهدر والمجهود الضائع في أنشطة تضر بالعمل ،
مثل: الاتصالات الهاتفية الشخصية للحديث في أي شيء ، والاجتماعات الجانبية الناتجة عن صراع في داخل المؤسسة ، والزيارات المفاجئة التي تربك العمل . هذه الأولوية السلبية يمكن القضاء عليها بالتخطيط المسبق واستثمار جزء من الوقت المتاح في الأولوية ( ب ) لوضع سياسة يكون من ضمن أولوياتها التخلص من الأنشطة ( د) .

أعمال اليوم والأسبوع :

بعد أن تعرفت على ( أبجديات ) تحديد الأولويات ، يمكنك استخدامها جنباً إلى جنب... والأفكار التالية ستساعدك على التحكم بعملك اليومي والأسبوعي :
1- خطط لعمل الغد واكتبه على شكل قائمة أو خطوات عمل .
2- كن مرناً واستخدم إحساسك الداخلي وفطرتك وخبرتك في تعديل المواعيد وتغيير الأولويات طبقاً لاحتياجات العمل .
3- حدد موعداً خاصاً مع نفسك كل يوم لأداء الأعمال الهامة جداً ، والتي تحتاج إلى تركيز شديد ، في هذا الوقت يمكن للسكرتير أو لأحد الزملاء تلقي مكالماتك ، ويمكنك الخلو بنفسك في مكان آخر خارج مكتبك لمنع المقاطعات . خصص مثل هذا الوقت للتخطيط أو التقييم أو المراجعة أو لقراءة التقارير والتعليق عليها .
4- لا تخلط في قوائم العمل اليومي أو الأسبوعي بين الأولويات ( أ) و ( ب ) ، ولا تجعل الأولوية ( أ ) تزيد عن ثلاثة أو أربعة نشاطات كل يوم ، وخصص بعض الوقت للأولوية ( ب ) مهما وجدت ذلك صعباً في البداية ،عندما تقدم الأولوية (ب) ستجني ثمار ذلك بسرعة وتبدأ بتحقيق بعض أهدافك طويلة المدى ، والتي ستقلل من اعتمادك على الأولويات الأخرى بالتدريج .

- -----منقول من موقع البوابة التعليمية ----